Είτε κάνεις αίτηση για μια νέα δουλειά, είτε για μεταπτυχιακό, αυξάνει πολύ τις πιθανότητές σου, το να συντάξεις μια κατάλληλη συνοδευτική επιστολή. Στο eduguide μαζέψαμε όλο το «ζουμί» από όσα ζητούν οι recruiters και οι επιτροπές εισαγωγής σπουδαστών.

Πιστεύεις ότι με ένα καλογραμμένο βιογραφικό, θα ανοίξουν οι πόρτες που θες; Think again. Σε πολλές περιπτώσεις δεν αρκεί το CV – πρέπει να το συνοδεύει και μια σύντομη επιστολή στην οποία θα απευθύνεσαι πιο προσωπικά στον παραλήπτη της αίτησής σου, μιλώντας του λίγο για σένα και για τους λόγους που σε κινητοποίησαν να εκδηλώσεις το ενδιαφέρον σου. Δεν είναι πάντα απαραίτητο να γράψεις μια τέτοια επιστολή (γνωστή και ως Cover Letter) – η αλήθεια όμως είναι ότι μπορεί να εκτιμηθεί περισσότερο από όσο νομίζεις. Έχεις δύο επιλογές: 

• ή την γράφεις σε ένα Word (με την ίδια μορφοποίηση, τις ίδιες γραμματοσειρές κλπ που έχεις στο βιογραφικό σου)
• ή την ενσωματώνεις στο σώμα του mail, δηλαδή ξεκινάς να γράφεις το mail σου σαν να γράφεις την επιστολή.

Και οι 2 τρόποι είναι απολύτως αποδεκτοί.

Υπάρχουν άραγε κατευθυντήριες γραμμές για να φτιάξεις μια τέτοια αποτελεσματική επιστολή; Φυσικά και υπάρχουν. Τις συνοψίσαμε σε συμπαγή γνώση και σου τις δίνουμε εδώ.

*στο τέλος του άρθρου θα βρει και ένα παράδειγμα Cover Letter για να εμπνευστείς.
 
Γράψε ένα Cover Letter ειδικά για τον σκοπό που το στέλνεις.

Με άλλα λόγια, μην έχεις ένα cover letter που το στέλνεις σε όλους. Η επιστολή αυτή πρέπει να είναι εξατομικευμένη. Είναι σαν ρούχο που το ράβεις sur mesure, πρέπει να ταιριάζει απόλυτα σε εσένα, αλλά και σε αυτόν που θα τη λάβει. Οπότε πριν τη συντάξεις κάνε την έρευνά σου και δες:

Ποια είναι η Σχολή ή η Εταιρεία που θα τη στείλεις; Τι γλώσσα χρησιμοποιούν εκείνοι στα site και στα social media τους; Αν τους βλέπεις πιο τυπικούς ή «αυστηρούς» στο tone of voice που χρησιμοποιούν, στείλε ένα τυπικό Cover Letter. Αν τους βλέπεις πιο… free spirit, στείλε ένα πιο ελεύθερο. Τι ψάχνουν στον ιδανικό υποψήφιο; Τι φιλοσοφία και τι όραμα έχουν; Πάρε ιδέες από αυτά που γράφουν για να καταφέρεις να «ταιριάξεις» τον εαυτό σου με εκείνους. Επίσης, αν η αίτηση που βρήκες είναι στα αγγλικά, γράψε κι εσύ στα αγγλικά.

Απόφυγε αν μπορείς τα αόριστα «Αγαπητέ κύριε / Αγαπητή κυρία» όταν ξεκινάς. Είναι πολύ… last year. Προτίμησε να γράψεις και το όνομα του ανθρώπου που θα τη λάβει. Δεν είναι δύσκολο να το βρεις. Κάνε λίγο τον ντετέκτιβ στο internet. Στο LinkedIn για παράδειγμα υπάρχει σε κάθε προφίλ εταιρείας το κουμπί People (εκεί μπορείς να βρεις όποιον θες). Αν δεν το βρεις εκεί, μπορείς να βρεις στο επίσημο site, εκεί που λέει κάτι του στιλ «Σχετικά με εμάς», «Λίγα λόγια για εμάς» ή «Οι άνθρωποί μας». (Αν δεν βρεις κανένα contact, μπορείς να προτιμήσεις να γράψεις π.χ.: Προς την ομάδα HR της εταιρείας Χ).
 

*Έτσι μπορείς να ψάξεις στο LinkedIn.

*Έτσι μπορείς να ψάξεις στο εταιρικό site.

Γράψε -το πολύ- μια σελίδα.

Θυμάσαι το γράμμα που είχε γράψει η Rachel στον Ross στα «Φιλαράκια»; Ήταν 18 σελίδες - μπρος και πίσω! Εσύ μη γράψεις τέτοιο γράμμα! Ό,τι κι αν έχεις να πεις, περιόρισέ το σε ελάχιστες παραγράφους που δεν θα ξεπερνούν τη μισή με μία σελίδα Α4.

Γράψε κυρίως πράγματα που δεν έχει το βιογραφικό σου. Δεν έχει νόημα να φτιάξεις συνοδευτική επιστολή και να επαναλαμβάνεις το CV σου. Να θυμάσαι, το Cover Letter πρέπει να συνοδεύει το βιογραφικό, όχι να το αντικαθιστά.

Να είσαι αυθεντικός/η.

Όσο δελεαστικό κι αν σου φαίνεται να μπεις στο internet και σχεδόν να αντιγράψεις ένα έτοιμο Cover Letter, μην το κάνεις. Επειδή αυτοί που λαμβάνουν Cover Letters έχουν δει πολλά, υπάρχουν δύο πιθανότητες:

• να βαρεθούν διαβάζοντάς το
• να δυσαρεστηθούν που δεν μπήκες στον κόπο να γράψεις κάτι δικό σου. 

Άρα γράψε κάτι μέσα από την ψυχή σου. Κάτι που ήθελες να διαβάσεις κι εσύ αν ήσουν στη θέση τους. Γράψε πραγματικά τι πιστεύεις ότι μπορεί να σου προσφέρει η συγκεκριμένη θέση για την οποία κάνεις αίτηση, και τι μπορείς να προσφέρεις με τη σειρά σου εσύ. Γράψε γιατί αποφάσισες να στείλεις βιογραφικό και συνοδευτική επιστολή, τι σου τράβηξε το ενδιαφέρον, τι ονειρεύεσαι, πώς φαντάζεσαι το μέλλον σου μαζί τους. Όσο «αδόκιμα» κι αν τα γράψεις, θα το προτιμήσουν από το να δουν μια άνευρη αντιγραφή.

Δείξε αυτοπεποίθηση, τόσο-όσο.

Όποιος λάβει τη συνοδευτική επιστολή σου θέλει να δει ένα άτομο αισιόδοξο που πιστεύει στις δεξιότητες και τις δυνατότητές του. «Πούλα» λοιπόν με παρρησία τον εαυτό σου, αλλά κράτα χαμηλό προφίλ. Την αυτοπεποίθηση πολλοί αγάπησαν, την έπαρση ουδείς.

Κάνε τα σημαντικά σημεία να ξεχωρίζουν.

Μερικά σημεία της επιστολής σου είναι πιο σημαντικά από άλλα. Για παράδειγμα τα σημεία που γράφεις ποια χαρακτηριστικά σου ταιριάζουν στην κουλτούρα και τους στόχους του αποδέκτη. Οπότε αυτά γράψε τα σε bullet points ή βάλε τα σε bold. Με αυτό τον τρόπο δείχνεις ότι βοηθάς τον αναγνώστη -αν δεν έχει τον χρόνο να διαβάσει όλη την επιστολή- να βρει τα σημεία που τον ενδιαφέρουν.

Στο τέλος, ανανέωσε το «ραντεβού» σας.

Μην κλείσεις την επιστολή σου με ένα στεγνό ή απότομο «ευχαριστώ». Δείξε την πρόθεσή σου να ξεκινήσει από εδώ και πέρα ένας γόνιμος διάλογος μεταξύ σας. Πες για παράδειγμα «θα αναμένω με χαρά το feedback σας, είτε είναι θετικά τα νέα είτε όχι». Η πες «θα χαρώ να συναντηθούμε σε τηλεδιάσκεψη ή ζωντανά για μια συνέντευξη». Έτσι δείχνεις ότι ενδιαφέρεσαι πραγματικά και εκτιμούν περισσότερο την προσπάθειά σου.

Παράδειγμα Συνοδευτικής επιστολής για νέους αποφοίτους χωρίς προϋπηρεσία

Κείμενο: Δημήτρης Φαλλιέρος
Φωτογραφία: Pexels