Ένα απαραίτητο βήμα για να υποβάλεις αίτηση σε ένα μεταπτυχιακό πρόγραμμα είναι να εξασφαλίσεις συστατικές επιστολές. Πολλοί φοιτητές αισθάνονται αμηχανία στο να ζητήσουν από ένα καθηγητή να γράψει για αυτούς μια συστατική επιστολή. Μην ανησυχείς! Αυτό το άρθρο θα σε βοηθήσει να κατανοήσεις τη διαδικασία και να οργανωθείς. Το να εξασφαλίσεις μια πολύ καλή συστατική επιστολή δεν είναι περίπλοκο, αλλά εξαρτάται από ποιόν θα τη ζητήσεις, πότε και πώς.

Πόσο σημαντικές είναι οι συστατικές επιστολές για την αίτηση του μεταπτυχιακού σου;

Οι συστατικές επιστολές βοηθούν τις επιτροπές επιλογής μεταπτυχιακών φοιτητών να μάθουν πολύ περισσότερα για την προσωπικότητά σου και τα δυνατά σου σημεία από ό,τι θα μπορούσαν διαβάζοντας το cv σου ή την αναλυτική βαθμολογία σου. Είναι πολύ πιθανό να έχεις το ίδιο background με πολλούς συνυποψηφίους σου. Οι "δυνατές" συστατικές επιστολές μαζί με μία καλογραμμένη αυτοπεριγραφική έκθεση είναι τα στοιχεία που θα σε κάνουν να ξεχωρίσεις από τους υπόλοιπους υποψήφιους.

Ποια βήματα πρέπει να ακολουθήσεις

1. Διάβασε πολύ καλά τις οδηγίες

Βεβαιώσου ότι έχεις κατανοήσει τις οδηγίες για την υποβολή των συστατικών επιστολών για κάθε μεταπτυχιακό πρόγραμμα στο οποίο θέλεις να υποβάλεις αίτηση. Καταρχήν, θα πρέπει να γνωρίζεις πόσες συστατικές επιστολές χρειάζεται να προσκομίσεις. Τα περισσότερα προγράμματα απαιτούν 2-3 συστατικές επιστολές. Στη συνέχεια, πρέπει να δεις αν οι επιστολές πρέπει να προέρχονται από συγκεκριμένα άτομα. Ορισμένα μεταπτυχιακά προγράμματα απαιτούν οι επιστολές να προέρχονται μόνο από καθηγητές, ενώ άλλα κάνουν δεκτές επιστολές και από εργοδότες/προϊστάμενους.

2. Αποφάσισε από ποιους θα ζητήσεις συστατική επιστολή

Κάνε μια λίστα με τους καθηγητές που σε γνωρίζουν καλύτερα και μπορούν να μιλήσουν για τα ιδιαίτερα πλεονεκτήματα και επιτεύγματά σου ως φοιτητής. Δεν είναι αναγκαίο να βρεις τους καθηγητές με το υψηλότερο κύρος για να σου γράψουν τις επιστολές. Αντ’ αυτού, απευθύνσου σε εκείνους που μπορούν να σχολιάσουν συγκεκριμένα ποιος είσαι ως φοιτητής αλλά και ως άτομο.

Ακόμα κι αν τα πήγες καλά σε ένα μάθημα, αν δεν είχες προσωπική επικοινωνία με τον καθηγητή του μαθήματος, τότε το άτομο αυτό δεν είναι το κατάλληλο για να του ζητήσεις επιστολή. Οι συστατικές επιστολές πρέπει να προέρχονται από καθηγητές που σε γνωρίζουν προσωπικά, είναι εξοικειωμένοι με τα προσόντα και τις φιλοδοξίες σου και μπορούν να σχολιάσουν τα χαρακτηριστικά της προσωπικότητας σου, τις δυνατότητες σταδιοδρομίας σου και τη δυνατότητά σου να πετύχεις στην τάξη. Αυτό που κάνει μια καλή συστατική επιστολή για μεταπτυχιακό να ξεχωρίζει από τις υπόλοιπες είναι τα συγκεκριμένα παραδείγματα που μπορεί να δώσει ο καθηγητής σου για να δείξει την προσωπικότητά σου και να εξηγήσει γιατί είσαι ένας «ισχυρός» υποψήφιος για το πρόγραμμα.

3. Διάλεξε την κατάλληλη στιγμή

Το πότε θα ζητήσεις τις συστατικές επιστολές εξαρτάται φυσικά από το πότε σκοπεύεις να υποβάλεις την αίτησή σου. Ωστόσο, το γράψιμο μιας "δυνατής" συστατικής επιστολής μπορεί να πάρει κάποιο χρόνο. Οι καθηγητές σου θα είναι σίγουρα απασχολημένοι και με άλλες υποχρεώσεις, επομένως θα πρέπει να τους δώσεις αρκετό χρόνο για να σου γράψουν μια καλή επιστολή. 

Ζήτησέ την τουλάχιστον τρεις εβδομάδες με ένα μήνα πριν από την πρώτη προθεσμία υποβολής αιτήσεων. Ο καθηγητής/η καθηγήτρια σου θα το εκτιμήσει αν του δώσεις αρκετό χρόνο να γράψει την επιστολή σου. Θα πρέπει, επίσης, να λάβεις υπόψη πως οι καθηγητές που είναι πιο δημοφιλείς είναι πιθανόν να έχουν να γράψουν επιστολές και για πολλούς άλλους φοιτητές και συνεπώς θα χρειαστούν αρκετό χρόνο για να σου ετοιμάσουν την επιστολή.

4. Ζήτησέ την με τον σωστό τρόπο

Πώς πρέπει να ζητήσεις μια συστατική επιστολή για μεταπτυχιακό πρόγραμμα; Εάν είναι δυνατόν, θα πρέπει να τη ζητήσεις προσωπικά. Το καλύτερο είναι να τη ζητήσεις όταν ο καθηγητής σου θα έχει την αμέριστη προσοχή σου. Αυτό μπορεί να γίνει στις ώρες γραφείου του καθηγητή. Συζήτησε μαζί του για το πρόγραμμα στο οποίο θέλεις να υποβάλεις αίτηση και τους λόγους που θέλεις να κάνεις μεταπτυχιακό και εξήγησέ του γιατί τον επέλεξες για να σου δώσει επιστολή. Τελείωσε ρωτώντας τον αν θα μπορούσε να σου γράψει μια “δυνατή” συστατική επιστολή για το μεταπτυχιακό πρόγραμμα που σε ενδιαφέρει. Ζητώντας συγκεκριμένα για μία “δυνατή” επιστολή  εξασφαλίζεις πως, αν συμφωνήσει, θα σου γράψει μια εξαιρετικά θετική επιστολή, η οποία θα ενισχύσει την αίτησή σου.

Αν αισθανθείς απροθυμία, ίσως αυτό το άτομο δεν είναι η καλύτερη επιλογή για να σου γράψει συστατική επιστολή. Μια επιστολή η οποία είναι χλιαρή ή ουδέτερη δεν θα σε βοηθήσει και, σε σύγκριση με εξαιρετικά θετικές επιστολές άλλων υποψηφίων, θα επηρεάσει αρνητικά την αίτησή σου. Υπάρχει περίπτωση κάποιος καθηγητής να αρνηθεί αμέσως το αίτημά σου για συστατική επιστολή. Αποδέξου το και προχώρα παρακάτω. Στην πραγματικότητα σου κάνει χάρη αφού η επιστολή δεν θα βοηθούσε την αίτησή σου αλλά θα την έβλαπτε. Αν συμφωνήσει να σου δώσει την επιστολή, τότε ευχαρίστησέ τον και πες του πως θα του δώσεις όλες τις πληροφορίες που πρέπει να γνωρίζει.

5. Δώσε τις σωστές πληροφορίες

Ρώτησε τον καθηγητή σου πώς προτιμά να του στείλεις τις απαραίτητες πληροφορίες:  π.χ. μέσω e-mail ή αν είναι πιο βολικό να του προσκομίσεις κάποιον φάκελο με όλα τα απαραίτητα έγγραφα. Ο φάκελος σου θα πρέπει οπωσδήποτε να συμπεριλαμβάνει ένα σημείωμα, με το οποίο θα τον/την ευχαριστείς και θα αναφέρεις ότι αναγνωρίζεις πως ο χρόνος του/της είναι πολύτιμος και πως η επιστολή είναι πολύ σημαντική για το επαγγελματικό σου μέλλον. Αντίστοιχα και στο e-mail σου θα πρέπει να τον/την ευχαριστήσεις για το χρόνο του/της.

Θα πρέπει, επίσης, να του/της στείλεις τα ακόλουθα:

• Το πρόγραμμα/τα στα οποία θα υποβάλεις αίτηση και την καταληκτική προθεσμία των αιτήσεων.
• Γιατί θέλεις να κάνεις μεταπτυχιακό και ποιες είναι οι φιλοδοξίες σου. Αν υποβάλεις αίτηση για περισσότερα από ένα προγράμματα, φρόντισε να διευκρινίσεις εν συντομία πως το κάθε πρόγραμμα διαφέρει από τα υπόλοιπα.
• Ένα αντίγραφο του βιογραφικού σου.
• Ένα αντίγραφο της αναλυτικής βαθμολογίας σου.
• Μια υπενθύμιση για τα μαθήματα που πήρες με τον συγκεκριμένο καθηγητή. Ποιος είναι ο συνολικός σου μέσος όρος; Ποιος είναι ο μέσος όρος σου στον τομέα που σε ενδιαφέρει;
• Μια λίστα με όσα θα ήθελες ο καθηγητής σου να συμπεριλάβει οπωσδήποτε στην επιστολή.
• Ένα αντίγραφο της δήλωσης σκοπού/αυτοπεριγραφικής έκθεσης/personal statement σου,  που θα υποβάλεις μαζί με την αίτηση. Αυτή η έκθεση θα τον βοηθήσει να καταλάβει καλύτερα γιατί αποφάσισες να κάνεις μεταπτυχιακό, σε ποιον τομέα και για ποια καριέρα θα σε προετοιμάσει. Έτσι, στην πραγματικότητα, βοηθάς στη δημιουργία ενός προσωπικού προφίλ, που θα δώσει στον καθηγητή μια πιο ολοκληρωμένη εικόνα για το ποιος είσαι.
• Μια καλά οργανωμένη σειρά αρχείων, με ένα αρχείο για κάθε πανεπιστήμιο όπου θα υποβάλεις αίτηση. Αρκετά μεταπτυχιακά προγράμματα ζητούν να συμπληρωθεί μια φόρμα, στην οποία ο καθηγητής θα αξιολογεί τη δυνατότητά σου να πετύχεις στις μεταπτυχιακές σπουδές. Πριν προωθήσεις τη φόρμα, φρόντισε να συμπληρώσεις το κομμάτι που απευθύνεται σε σένα (συνήθως βρίσκεται στην κορυφή της πρώτης σελίδας). Βεβαιώσου πως θα γράψεις σε κάθε αρχείο ποιο πανεπιστήμιο αφορά, πού πρέπει να σταλεί η επιστολή (ανάφερε συγκεκριμένα ονόματα και τίτλους, αν είναι δυνατόν) και ποια είναι η προθεσμία. Αν η επιστολή πρέπει να σταλεί ταχυδρομικώς, δώσε στον καθηγητή ένα έτοιμο προπληρωμένο φάκελο που θα αναγράφει τη διεύθυνση (μπορείς να προμηθευτείς φακέλους με προπληρωμένο τέλος στο ταχυδρομείο, εκτός και αν το πρόγραμμα απαιτεί η επιστολή να σταλεί σε φάκελο του πανεπιστημίου, επομένως θα πρέπει ο καθηγητής σου να συμπληρώσει τη διεύθυνση) Αν θα στείλεις εσύ την επιστολή μαζί με την αίτησή σου, θα πρέπει ο καθηγητής να  σφραγίσει το φάκελο και να γράψει το όνομά του πάνω στην σφραγίδα (τα πανεπιστήμια θα το απαιτήσουν). Όλο και περισσότερα πανεπιστήμια ζητούν τις συστάσεις ηλεκτρονικά. Βεβαιώσου πως ο καθηγητής γνωρίζει ποια από τα υποψήφια πανεπιστήμια το κάνουν αυτό και δώσε του την κατάλληλη διεύθυνση URL, ώστε να μπορέσει να βρει το ηλεκτρονικό σου αρχείο και να στείλει τη συστατική επιστολή.
• Βεβαιώσου πως ο καθηγητής έχει τον αριθμό τηλεφώνου και τη διεύθυνση e-mail σου, σε περίπτωση που χρειαστεί περαιτέρω πληροφορίες.

Οι καθηγητές θα εκτιμήσουν τη βοήθειά σου (το να γράψει κανείς μια καλή συστατική επιστολή απαιτεί χρόνο και κόπο). Όσο πιο οργανωμένες είναι οι πληροφορίες που θα τους δώσεις τόσο περισσότερο θα τους διευκολύνεις στο να σου γράψουν μια θετική επιστολή.

6. Υπενθύμισέ τους τις προθεσμίες

Είναι πολύ πιθανόν να χρειαστεί να υπενθυμίσεις σε κάποιον από τους καθηγητές σου ότι πλησιάζει η καταληκτική προθεσμία, έτσι ώστε να εξασφαλίσεις ότι η επιστολή θα σταλεί εγκαίρως. Πολλοί φοιτητές διστάζουν να το κάνουν επειδή θεωρούν ότι θα φανούν πιεστικοί ή αγενείς, παρόλα αυτά ορισμένες φορές μια σύντομη και ευγενική υπενθύμιση είναι χρήσιμη. Αν η προθεσμία υποβολής είναι π.χ. μια βδομάδα μετά και ο καθηγητής σου δεν έχει στείλει ακόμη την επιστολή, μπορείς να του στείλεις ένα σύντομο e-mail, υπενθυμίζοντάς του την προθεσμία και ευχαριστώντας τον ξανά για το χρόνο που θα αφιερώσει για να γράψει την επιστολή.

7. Τι να κάνεις αφού πάρεις την συστατική επιστολή

Ευχαρίστησε όσους σου έδωσαν συστατική επιστολή και δείξε τους ότι εκτιμάς τη βοήθειά τους. Ένα ευγενικό e-mail είναι ένας σύντομος τρόπος για να πεις ευχαριστώ αλλά ακόμη καλύτερα θα ήταν  να τους στείλεις ένα προσωπικό σημείωμα π.χ. μια ευχαριστήρια κάρτα.

Επίσης, είναι πολύ σημαντικό να ενημερώσεις τους καθηγητές σου για την έκβαση της αίτησής σου, π.χ. αν έγινες δεκτός ή όχι και σε ποια προγράμματα καθώς και τι σκοπεύεις να κάνεις στο μέλλον. Οι καθηγητές σου θα θέλουν να ξέρουν ότι σε βοήθησαν να πραγματοποιήσεις τους στόχους σου. Ακόμη και αν δεν έγινες δεκτός στο πρόγραμμα που σε ενδιαφέρει, το να κρατήσεις ένα είδος επικοινωνίας μαζί τους θα σε βοηθήσει στο μέλλον (π.χ. αν χρειαστείς κάποια επαγγελματική συμβουλή ή μια επιπλέον συστατική επιστολή για κάποιο άλλο πρόγραμμα).

Το κλειδί που θα σου εξασφαλίσει τις καλύτερες δυνατές συστατικές επιστολές είναι να ξεκινήσεις τη διαδικασία νωρίς. Αν συγκεντρώσεις προσεκτικά όλα τα απαραίτητα και δώσεις αρκετό χρόνο και συγκεκριμένες πληροφορίες στους καθηγητές σου, διευκολύνοντας με αυτόν τον τρόπο το έργο τους, τότε οι επιστολές τους θα είναι πολύ πιο «αποτελεσματικές» όταν θα φθάσουν στα χέρια των υπευθύνων του μεταπτυχιακού προγράμματος.

Επιμέλεια άρθρου: Κωνσταντίνα Νικολάου

Δείτε, επίσης, και το άρθρο μας: Σύντομος οδηγός για να γράψεις την αυτοπεριγραφική έκθεση για την αίτηση του μεταπτυχιακού